Bevor wir mit einzelnen Methoden starten, müssen wir erst einmal folgende Frage beantworten können: Was hält uns eigentlich davon ab, die geplanten Dinge umzusetzen? Zuallererst sind es die alltäglichen Herausforderungen.

Typische Herausforderungen sind beispielsweise:

• Überforderung durch zu viele Aufgaben: Oft haben wir Schwierigkeiten, die beruflichen Verpflichtungen mit den Anforderungen des Privatlebens (z. B. Familie, Freunde, Hobbys) zu vereinen.

• Prokrastination: Das Aufschieben von Aufgaben kennen wir alle, aber verstärkt unseren Zeitstress nur noch mehr. Prüfungen, wichtige Aufgaben oder Projekte werden nicht rechtzeitig angegangen, was zu Last-Minute-Stress führt.

• Fehlende Priorisierung: Ohne ein klares System, um Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen, kann es schnell passieren, dass weniger dringende Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als notwendig.

• Unklare Ziele und Deadlines: Manchmal kann es schwierig sein, klare und realistische Ziele zu setzen, was zu unsicherer Planung und ineffizienter Zeiteinteilung führt.

• Ablenkungen: Sowohl im beruflichen Umfeld (z. B. ständige Unterbrechungen durch Kollegen) als auch im privaten Bereich (z. B. durch soziale Medien) gibt es viele Ablenkungen, die einen großen Störfaktor darstellen können.

Methoden & Techniken:

Beim Zeitmanagement geht es darum, den zeitlichen Aufwand für bestimmte Aufgaben einzuschätzen und diese dann einzuplanen. Zusätzlich solltest du abwägen, welche Aufgaben Vorrang haben und welche vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können.

Jetzt fragst du dich wahrscheinlich, wie du denn überhaupt ein gutes Zeitmanagement erreichst. Dafür gibt es viele verschiedene Methoden, die für verschiedene Organisationstypen geeignet sind. Wir erklären dir ein paar der wichtigsten:

• Eisenhower-Matrix: Hier werden die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Das hilft dir dabei, Prioritäten zu setzen und weniger wichtige Aufgaben zu verschieben. So würde die Anordnung aussehen:

• Wichtig und dringend: sofort erledigen.

• Wichtig, aber nicht dringend: einplanen und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen.

• Dringend, aber nicht wichtig: delegieren (wenn möglich).

• Nicht dringend und nicht wichtig: weniger Aufmerksamkeit schenken.

• Pomodoro-Technik: Hierbei wird in festen Intervallen (z. B. 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause) gearbeitet. Diese Methode fördert die Konzentration und hilft, Ablenkungen zu minimieren.

• To-Do-Listen: Eine einfache, aber sehr effektive Methode, um alle Aufgaben zu visualisieren und abzuhaken. Sie gibt dir einen Überblick und sorgt für Struktur im Alltag.

• SMART-Ziele: Ziele sollten spezifisch (S), messbar (M), erreichbar/attraktiv (A), relevant (R) und zeitgebunden/terminiert (T) sein. Dies hilft, Aufgaben realistisch zu planen und motiviert zu bleiben.

• Time Blocking: Kurzgefasst bedeutet es, dass feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten festgelegt werden. So hat man klare Zeitfenster, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ohne sich von anderen Dingen ablenken zu lassen.

Die tägliche Zeit, die uns zur Verfügung steht, ist begrenzt. Einige Dinge können uns Zeit ersparen, andere sorgen dafür, dass wir mehr Zeit verlieren, als wir müssten. Deshalb ist es wichtig, für sich klar zu haben, wodurch genau wertvolle Zeit gewonnen oder unnötig vergeudet wird. Hier ein paar Beispiele für einige typische Zeitfresser:

• Soziale Medien: Wir kennen diesen Moment alle: Man wollte sich nur ein kurzes Video oder eine Story anschauen und dann scrollt man den ganzen Feed hinunter und es vergeht mehr Zeit als gedacht. Ein gezieltes Zeitmanagement, bei dem feste Zeiten für das Surfen im Internet oder auf Social-Media-Plattformen eingeplant werden, kann hier helfen. App-Timer, die die tägliche Nutzungszeit einer App begrenzen, sind ebenfalls eine Möglichkeit.

• Multitasking: Oft denken wir, dass wir mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen können oder müssten, doch meistens führt Multitasking dazu, dass wir Aufgaben schlechter und langsamer erledigen. Besser ist es, sich auf eine Sache zu konzentrieren und dann eine nach der anderen je nach Priorität abzuarbeiten.

• Unorganisierte Arbeitsweise: Wenn der Arbeitsplatz oder die digitale Ablage unübersichtlich ist, verliert man schnell Zeit, um Materialien zu finden oder sich auf die Arbeit zu fokussieren. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und ein organisiertes Dateisystem können die Produktivität deutlich steigern, denn dadurch fühlen wir uns auch im Kopf aufgeräumter.

• Ständige Unterbrechungen: In der Ausbildung gibt es oft Kolleg*innen oder Vorgesetzte, die mit Aufgaben und Fragen dazwischenfunken. Es hilft, feste Zeiten für konzentrierte Arbeit zu blocken und Kolleg*innen wissen zu lassen, wann man nicht gestört werden möchte.

Praxisbeispiele & Tipps:

Ein paar grundlegende Gewohnheiten helfen dir, deinen Alltag stressfreier und geordneter zu gestalten. Dazu zählen zum Beispiel folgende Dinge:

Frühzeitig mit der Prüfungsvorbereitung beginnen: Um den Stress vor Prüfungen zu minimieren, sollte man frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen. Dabei hilft es, sich Wochen- oder Monatspläne zu erstellen, in denen festgelegt wird, welche Themen an welchem Tag gelernt werden.

Den Arbeitstag strukturieren: Das kannst du ganz einfach machen, indem du jeden Morgen eine klare To-Do-Liste erstellst, auf der alle Aufgaben für den Tag aufgelistet sind. Das hilft, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.

Abendroutine einführen: Sich abends bewusst Zeit für eine kurze Reflexion zu nehmen und den nächsten Tag zu planen, hilft, den Tag strukturiert zu beginnen und nicht im Chaos zu versinken. Mit ein wenig Entspannung am Abend kann sich dein Körper außerdem viel besser auf eine Ruhepause einstellen und du schläfst besser.

Woche im Voraus planen: Erstelle dir jeden Sonntag eine grobe Planung für die kommende Woche, um sicherzustellen, dass berufliche Aufgaben und private Verpflichtungen im Einklang stehen und du nichts vergisst. Hier kann eine Kombination aus digitalen Kalendern und klassischen Papierplanern nützlich sein. Nutze aber auch gerne unsere Vorlage für einen Wochenplan.

Pausen einplanen: Gerade für Auszubildende ist es wichtig, regelmäßig Pausen zu machen, um sich zu erholen und wieder neue Energie zu tanken – egal ob beim Lernen für die nächste Klausur oder bei der Arbeit.